Corso di Automazione dei Processi Amministrativi con l'IA
Il corso di automazione dei processi amministrativi con l'IA di Innoform insegna al tuo team a identificare le attività ripetitive, scegliere gli strumenti giusti e costruire flussi automatizzati che si integrano con i sistemi già in uso. Gestione documentale, fatturazione, approvazioni, report: ogni processo viene analizzato e ottimizzato con esercitazioni pratiche.
Richiedi il Programma DettagliatoIl tuo reparto amministrativo spende ore su attività che un'IA completa in secondi
L'addetto alla contabilità apre ogni fattura, copia i dati nel gestionale e li confronta con gli ordini. L'office manager smista decine di documenti al giorno, li rinomina, li archivia in cartelle, li inoltra a chi deve approvarli. Il controller prepara report mensili aggregando numeri da fogli Excel diversi, con il rischio di errori a ogni passaggio.
Sono attività che richiedono attenzione ma non competenze strategiche. Occupano le giornate del team amministrativo e lasciano poco spazio al lavoro che richiede giudizio, analisi e decisione.
Questo corso insegna a riconoscere quali di questi processi sono automatizzabili con l'IA, quali strumenti usare e come integrarli nei sistemi già presenti in azienda, senza stravolgere nulla.
Cosa si impara, modulo per modulo
Il corso alterna spiegazione, demo e pratica su processi reali dell'azienda partecipante. Il formato base da 8 ore copre i primi 5 moduli. I moduli aggiuntivi sono disponibili nei percorsi estesi.
Formato base (8 ore)
Mappatura dei processi amministrativi automatizzabili
Il primo passo è capire cosa può essere automatizzato e cosa no. Il modulo guida i partecipanti nell'analisi dei propri flussi di lavoro per identificare le attività ripetitive, a basso valore aggiunto e ad alto rischio di errore.
Estrazione dati da fatture, contratti e documenti
Come usare l'IA per leggere fatture PDF, estrarre importi, date, fornitori e codici in modo automatico. Lo stesso approccio applicato a contratti, ordini e documenti di trasporto. Il dato passa dal documento al gestionale senza digitazione manuale.
Classificazione e archiviazione automatica dei documenti
L'IA riconosce il tipo di documento, lo rinomina secondo le convenzioni aziendali e lo archivia nella cartella corretta. Il modulo copre la configurazione delle regole di classificazione e l'integrazione con i sistemi di archiviazione esistenti.
Riconciliazione contabile e controllo anomalie
Come far confrontare all'IA estratti conto, fatture e ordini per individuare discrepanze, pagamenti mancanti e anomalie. Il modulo insegna a impostare controlli automatici che segnalano le eccezioni senza dover verificare ogni riga a mano.
Report periodici e sintesi documentale con l'IA
Generazione automatica di report settimanali e mensili partendo dai dati già presenti nei fogli di lavoro. Sintesi di documenti lunghi, verbali di riunione e circolari in pochi secondi.
Moduli aggiuntivi (percorso esteso)
Flussi approvativi e notifiche automatizzate
Costruzione di workflow di approvazione per ordini di acquisto, note spese e richieste interne. L'IA gestisce le notifiche, i solleciti e l'escalation automatica quando un passaggio resta in attesa troppo a lungo.
Integrazione con gestionali e strumenti aziendali
Come collegare gli strumenti di IA con il gestionale, il sistema di fatturazione elettronica e gli strumenti di collaborazione già in uso. Nessuna migrazione: si lavora in affiancamento ai sistemi esistenti.
Gestione contrattuale assistita
Come usare l'IA per interrogare contratti, estrarre scadenze e clausole rilevanti, confrontare versioni e generare sintesi. Utile per chi gestisce fornitori, clienti o gare d'appalto.
Gli strumenti che usiamo nel corso
Il corso lavora con strumenti come:
ChatGPT per l'analisi documentale e la generazione di report. Google NotebookLM per interrogare contratti e documenti complessi. Microsoft Power Automate per costruire flussi approvativi senza codice. Parseur per l'estrazione automatica di dati da fatture PDF. Google Sheets con IA per la riconciliazione contabile. Zapier per collegare strumenti diversi in un unico flusso.
Non tutti gli strumenti vengono usati in ogni corso: la selezione viene adattata ai sistemi già in uso nella tua azienda. Tutti i tool proposti sono utilizzabili gratuitamente nella versione base o in versione trial.
Vuoi capire quali processi amministrativi della tua azienda si possono automatizzare?
Richiedi il Programma PersonalizzatoCosa sa fare il tuo team alla fine del corso
✓ Estrarre dati da una fattura PDF e inserirli nel gestionale senza digitazione manuale
✓ Classificare e archiviare documenti in automatico secondo le regole aziendali
✓ Confrontare estratti conto e fatture per individuare discrepanze e pagamenti mancanti
✓ Generare un report mensile partendo dai dati già presenti nei fogli di lavoro
✓ Costruire un flusso approvativo per ordini di acquisto o note spese
✓ Interrogare un contratto con domande specifiche ed estrarre scadenze e clausole
✓ Sintetizzare un documento lungo in pochi secondi estraendo solo le informazioni rilevanti
Cosa cambia nel lavoro quotidiano dopo il corso
Le fatture non vengono più copiate a mano: l'IA legge il PDF, estrae i dati e li prepara per il gestionale. I documenti in arrivo vengono classificati e archiviati senza intervento. Le discrepanze contabili emergono in automatico, prima che diventino problemi a fine trimestre.
Il team amministrativo smette di dedicare giornate intere ad attività meccaniche e recupera tempo per il lavoro che richiede analisi, verifica e decisione. Gli errori di trascrizione si riducono e i flussi di approvazione non restano più bloccati nella casella email di qualcuno.
I benefici operativi concreti
Meno ore uomo su data entry: l'estrazione dati da fatture e documenti passa da manuale ad automatica. Meno errori di trascrizione: l'IA non sbaglia a copiare un importo o una data. Tempi più rapidi nei flussi approvativi: le richieste non restano bloccate, i solleciti partono da soli. Maggiore tracciabilità documentale: ogni documento viene classificato, archiviato e reso ricercabile senza intervento manuale.
Un esempio concreto di cosa si fa durante il corso
Immagina che il tuo ufficio riceva ogni mese 150 fatture fornitori in PDF. Oggi il processo è: aprire ogni file, leggere importo, fornitore, data e numero fattura, trascrivere tutto nel gestionale, confrontare con gli ordini, segnalare le anomalie. Durante il corso, i partecipanti ricostruiscono questo stesso flusso con l'IA:
Fase 1: Estrazione automatica
Il partecipante configura lo strumento di parsing per leggere le fatture PDF ed estrarre in automatico fornitore, importo, data, numero documento e codici di riferimento.
Fase 2: Classificazione e archiviazione
Imposta le regole per cui ogni fattura viene rinominata secondo la convenzione aziendale e salvata nella cartella del fornitore corrispondente. L'IA gestisce anche i casi ambigui.
Fase 3: Riconciliazione
Fa confrontare all'IA i dati estratti con gli ordini di acquisto nel foglio di lavoro. Le corrispondenze vengono validate, le discrepanze evidenziate con un report delle eccezioni.
Fase 4: Report e notifica
Genera un riepilogo mensile con totali per fornitore, scadenze prossime e anomalie. Il report viene inviato automaticamente al responsabile. Un processo che richiedeva 2 giorni si riduce a poche ore.
L'esercitazione viene adattata ai processi della tua azienda. Ogni partecipante lavora sui documenti e i flussi che gestisce ogni giorno.
A chi si rivolge questo corso
È il corso per chi gestisce i processi amministrativi e vuole ridurre il tempo speso in attività manuali e ripetitive.
Responsabili amministrativi e office manager
Chi coordina la gestione documentale, la fatturazione e i flussi approvativi. L'IA diventa un alleato per ridurre i colli di bottiglia e liberare tempo per le attività a maggior valore.
Addetti alla contabilità e controller
Chi lavora ogni giorno con fatture, riconciliazioni e report. L'IA riduce gli errori di trascrizione e velocizza le operazioni di controllo e verifica.
Imprenditori e titolari di PMI
Chi gestisce l'amministrazione in prima persona o con un team ridotto. Il corso mostra come ottenere efficienza operativa senza investire in software complessi o nuove assunzioni.
Chi tiene il corso
Marco Motta
Formatore e consulente aziendale dal 1995. Politecnico di Milano e Master in Creatività Aziendale all'Università Cattolica. Dal 2002 tiene corsi per aziende come Deloitte, Unicredit, PWC, Electrolux, Zegna, WeBuild e molte altre. Nei suoi percorsi formativi ha sviluppato un metodo consolidato per la mappatura dei processi, l'analisi dei flussi operativi e la digitalizzazione delle attività ripetitive.
Nel corso di automazione dei processi amministrativi, Marco guida i partecipanti nell'identificazione delle attività automatizzabili, nella scelta degli strumenti IA più adatti e nella costruzione di workflow che si integrano con i sistemi già in uso. Il suo approccio parte sempre dalla realtà operativa dell'azienda: documenti veri, flussi reali, efficienza misurabile a fine giornata.
Come si svolge il corso
Il corso è erogato online, con sessioni live su Teams, Zoom o altra piattaforma. Ogni partecipante lavora dalla propria postazione con i propri documenti e strumenti. Consigliamo gruppi di massimo 10 persone per garantire attenzione individuale durante le esercitazioni.
Il formato base è di 8 ore, organizzabili in due mezze giornate o in una giornata intera. Per aziende che vogliono approfondire i flussi approvativi, l'integrazione con gestionali specifici o la gestione contrattuale, il percorso può essere esteso con moduli aggiuntivi.
Il corso può rientrare nei piani finanziati dai fondi interprofessionali. Il nostro team ti supporta nella verifica dei requisiti e nella gestione della pratica.
Cosa riceve la tua azienda alla fine del corso
Mappa dei processi automatizzabili
Un documento con l'analisi dei tuoi flussi amministrativi, le priorità di automazione e gli strumenti consigliati per ciascun processo. Costruito durante il corso sulla tua realtà.
Template di automazione pronti all'uso
Flussi configurati per estrazione dati da fatture, classificazione documenti e report automatizzati. Testati durante le esercitazioni e replicabili in autonomia dal team.
GPT amministrativo (su richiesta)
Un assistente IA personalizzato per il tuo reparto, addestrato su procedure, modulistica e regole interne. Disponibile nei percorsi estesi, richiede ChatGPT Plus.
Domande frequenti sul corso
Quali processi amministrativi si possono automatizzare con l'IA?
Il corso copre l'automazione della gestione documentale, l'estrazione dati da fatture e contratti, i flussi approvativi, la riconciliazione contabile, la classificazione automatica dei documenti e la generazione di report periodici. Ogni processo viene analizzato per valutare il potenziale di automazione reale.
Serve cambiare il gestionale aziendale per usare l'IA nei processi amministrativi?
No. Il corso insegna a integrare l'IA con i sistemi già in uso nella tua azienda. Gli strumenti trattati funzionano in affiancamento al gestionale esistente, senza richiedere migrazioni o sostituzioni di software.
Il corso è adatto anche a piccole aziende con un solo addetto amministrativo?
Sì. L'automazione dei processi amministrativi è particolarmente utile nelle piccole aziende, dove spesso una sola persona gestisce contabilità, fatturazione e documentazione. L'IA permette di ridurre i tempi e gli errori anche senza un reparto strutturato.
Come viene garantita la sicurezza dei dati aziendali durante le esercitazioni?
Durante il corso vengono illustrate le best practice per l'uso sicuro degli strumenti IA con dati sensibili: privacy, anonimizzazione, scelta di strumenti conformi al GDPR. I partecipanti lavorano su dati propri solo con strumenti che rispettano la riservatezza aziendale.
Quanto dura il corso di automazione dei processi amministrativi?
Il formato base è di 8 ore, organizzabili in due mezze giornate o in una giornata intera. La durata può essere estesa con moduli su flussi approvativi avanzati, integrazione con gestionali specifici o gestione contrattuale. Contattaci per definire il formato più adatto.
Posso finanziare questo corso con i fondi interprofessionali?
In molti casi sì. Il nostro team ti supporta nell'individuazione del fondo più adatto e nella gestione della pratica. Contattaci per verificare le opportunità disponibili per la tua azienda.
Gli altri percorsi sull'intelligenza artificiale
L'IA si applica a ogni reparto. Scopri i corsi pensati per le altre aree della tua azienda:
Scopri tutti i corsi nella pagina Intelligenza Artificiale.
Scopri Quali Processi Amministrativi Puoi Automatizzare
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